Anliegen aufnehmen
Informationen gezielt abfragen, fehlende Angaben erkennen und einen Rückrufwunsch strukturiert weitergeben.
Ein Anruf. Ein Anliegen.
Eine klare Übergabe.
Erreichbarkeit beginnt
mit einem guten Ablauf.
Ein Telefonassistent ist nur dann hilfreich, wenn nach dem Gespräch klar ist, was als Nächstes passiert. Deshalb beginnt das Konzept mit Ihren typischen Anrufen: Welche Informationen darf der Assistent geben? Wann muss ein Mensch übernehmen? Wer bearbeitet einen Rückruf?
Ein möglicher Einstieg ist die strukturierte Aufnahme von Name, Anliegen und Rückrufwunsch. Ihr Team erhält anschließend eine Zusammenfassung über einen vereinbarten Kanal. Eine Terminbuchung kommt erst infrage, wenn Kalenderzugriff, Verfügbarkeit und die Regeln für Änderungen zuverlässig geklärt sind.
Welche dieser Einsatzfälle zu Ihrem Unternehmen passen, klären wir anhand Ihrer Telefonanlage und typischer Anfragen. Die technische Umsetzung hängt unter anderem von Telefonanbieter, Rufnummer, Weiterleitung und verfügbaren Schnittstellen ab.
EingehendAnliegen annehmen statt unaufgeforderter Werbeanrufe.
TransparentAnrufende über die KI-Nutzung informieren.
Mit ÜbergabeUnklare oder dringende Fälle an Menschen geben.
Was ein Assistent
übernehmen könnte.
Freigegebene Auskünfte
Zum Beispiel Öffnungszeiten oder den Ablauf einer Anfrage anhand einer gepflegten Wissensbasis erklären. Keine erfundenen Preise oder verbindlichen Zusagen.
Weiterleitung vorbereiten
Zuständigkeiten erkennen und an Ihr Team übergeben. Für technische Ausfälle wird ein alternativer Kontaktweg vorgesehen.
Vor einer Telefonie-Integration
Wir prüfen Ihre bestehende Telefonlösung, Weiterleitungen und die gewünschte Erreichbarkeit. Dabei wird festgelegt, ob ein Assistent nur zu bestimmten Zeiten, bei besetzter Leitung oder nach einer bewussten Auswahl durch den Anrufer aktiv werden soll.
Die Abstimmung erfolgt für Unternehmen aus Ahlen, Hamm und Münster digital oder nach Vereinbarung vor Ort. Ein beispielhafter Gesprächsablauf ohne echte Kundendaten hilft dabei, Aufwand und Grenzen früh zu erkennen.
- Welche Anliegen darf die KI bearbeiten?
- Wie werden Rückrufe zugeordnet und bestätigt?
- Was passiert bei unverständlichen Angaben oder Verbindungsabbrüchen?
- Wie erreicht der Anrufer eine zuständige Person?
Testen, bevor echte Anrufe eingehen
Ein Pilot wird mit abgesprochenen Testszenarien geprüft: unterschiedliche Formulierungen, Rückfragen, Unterbrechungen und fehlende Daten. Auch der Ausfall eines angebundenen Dienstes gehört dazu. Erst danach entscheiden Sie über den vereinbarten Produktiveinsatz.
Telefonie- und KI-Nutzung können laufende, verbrauchsabhängige Kosten verursachen. Einrichtung, Betrieb, gewünschte Verfügbarkeit und Betreuung werden im Angebot getrennt beschrieben. Eine Rund-um-die-Uhr-Garantie wird nicht pauschal zugesagt.
Datenschutz ist Teil der Planung
Anrufende sollen erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen. Welche Angaben gespeichert werden, wie lange und bei welchem Anbieter, muss vorab feststehen. Gesprächsaufzeichnung ist kein standardmäßig zugesagter Bestandteil. Ob sie im konkreten Fall zulässig ist und welche Einwilligung erforderlich wäre, ist gesondert zu prüfen.
Für sensible Anliegen wird eine menschliche Bearbeitung vorgesehen. Der Assistent ersetzt weder fachliche Beratung noch verbindliche Entscheidungen Ihres Unternehmens.
Häufige Fragen
Vor dem Start
gut informiert.
01Kann der Assistent meine bestehende Telefonnummer nutzen?
Das hängt von Ihrem Telefonanbieter und den verfügbaren Weiterleitungs- oder Integrationsmöglichkeiten ab. Wir prüfen die bestehende Lösung, bevor eine Zusage oder ein Angebot erfolgt.
02Werden Gespräche automatisch aufgezeichnet?
Eine Gesprächsaufzeichnung ist nicht automatisch Teil des Angebots. Speicherung, Rechtsgrundlage und Information der Anrufenden müssen vorab zum konkreten Einsatz geklärt werden.
03Kann die KI verbindliche Termine vergeben?
Nur wenn die Kalenderintegration, Berechtigungen, Verfügbarkeit und Buchungsregeln dafür geeignet sind. Als einfacherer Einstieg kann der Assistent einen Terminwunsch zur Bestätigung durch Ihr Team aufnehmen.
Wie soll ein Anruf bei Ihnen weitergehen?
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